供应商管理

发布于: 2025-04-07

供应商管理是采购业务的一个重要起点，也是后续采购业务推动的基础与核心。

teamtock基于业务管理提供了供应商完整信息的管理。供应商将链接采购管理的核心业务，比如采购合同、采购订单、采购发票及采购付款等。通过供应商业务的跟踪，以及完整的业务视图，对采购业务进行管理，并未管理提供数据依据。

一、供应商业务概览示意

根据要求，成为企业供应商，添加供应商信息。

添加供应商，可以设置审批流程。

供应商全貌

二、供应商字段设置

供应商单据的部分字段提供预置数据
预置数据可添加或修改
预置数据可启用/禁用
已经被引用的数据，不可以删除，只可以禁用

以下是系统提供预置数据的通用选项字段：

字段名称	预置数据
供应商类别	外购商品、外购服务
行业	商业流通行业、互联网与IT行业、医疗器械与医药行业、专业咨询服务行业、培训与教育行业、建筑与房地产行业、传媒与出版行业、工业制造业、互联网金融行业、其他行业

三、筛选条件设置

对单据的字段进行筛选条件的设置。

多个条件可用条件关系连接，只能选【且】、【或】，首个选择【且】则后续条件关系都只能用【且】，同理首个选择【或】则后续条件关系都只能是【或】。

支持设置条件组。

四、新建与维护

1、新建单据必填信息

必填字段名称	说明
供应商编号	依据定义的编码规则自动生成或手动填写。
供应商全称	用户手动录入。系统提供第三方付费查询服务，付费标准为0.2元/次，录入4个字的客户名称后点击输入框右侧的查询按钮，即可查询完整的客户名称。
供应商简称	默认带出供应商全称，可修改。
类型	系统数据，类型若选成员单位，则上级公司必填，选择系统中生效的供应商。
负责人	默认创建人，可修改。
负责人部门	默认为负责人归属部门，可修改。

2、新建单据的保存与提交

新建单据后，用户可以选择保存或提交。

保存

单据不会校验必填项，可为空保存。

保存后数据状态为保存状态。

有权限的人员可随时修改、提交。

其他业务无法关联保存状态单据。

不可进行单据的下游业务操作。

提交

单据将校验必填项，不能为空提交。

单据校验供应商名称的唯一性，不可与系统中已存在的供应商重名。

若未开启审批流，单据数据状态在提交后直接生效。

若启用审批流，单据数据状态在提交后进入审批中，审批同意后，单据生效。

负责人在审批流结束前可撤回到保存状态，修改后重新提交。

单据在审批过程中负责人可查看审批流。

3、反审核

单据生效后，如果需要修改，可以反审核单据后修改。但有下游单据时，将无法反审核。

4、回填工商信息

系统提供第三方工商信息付费查询回填服务。用户可依据需要自主选择是否使用。

如果在输入供应商名称时没查询过，点击工商信息回填按钮，会付费查询，付费标准为0.2元/次。

如果在输入供应商名称时已经付费查询过，点击工商信息回填按钮，不需要再付费查询。

5、开票信息

系统提供智能填写开票信息功能。支持智能识别开票信息后自动生成开票信息。

6、银行信息

可以维护供应商多条银行信息，在付款申请时，可以便捷引用。

五、单据详情

供应商单据详情主要由表头信息以及以下TAB信息构成：详细信息、企业关系、联系人、采购合同、采购订单、采购付款、采购发票、文档以及右侧的相关成员、评论、及操作记录构成。

1.表头信息：

工商信息图标标识为蓝色，是已回填过工商信息，工商信息图标标识为灰黑色，则是未回填过工商信息，可在详情页面通过点击回填工商信息按钮回填。

数据状态

保存：用户点击保存，未提交。
审批中：提交后，开启审批流进入审批中。
同意（生效）：审批流结束，且审批意见为同意。
退回修改：在审批的某一个节点审批意见为退回申请人修改。退回修改的单据可编辑保存，可编辑后提交再次根据设定的条件重新进入审批。
反审核：经过审批生效的单据，反审核后，可修改编辑，修改编辑后，如开启审批流，需重新进入审批流程审批后生效。未开开启审批流程，提交后直接生效。

核心词

核心词仅在生效的供应商单据展示。

【采购订单总额】：关联下游采购订单业务状态为执行中、已完成、暂停的订单金额合计与采购订单业务状态为终止的累计付款合计。

【累计付款】：关联下游采购订单的累计付款。

【订单应付】：关联下游采购订单业务状态为执行中、暂停的订单应付合计。

【发票应付】：关联下游采购订单业务状态为执行中、暂停的发票应付合计。

详情数据

【合作开始日期】：关联的生效的采购订单中的最早的签约日期。

2.详情信息

页签	说明
详细信息	创建单据时填写的基本信息、工商信息、办公地址、开票信息、银行信息，关联下游单据回写的数据。
企业关系	默认列表展示，最终控股母公司的客户唯一且居于首位，旗下是类型为成员单位的供应商，他们并列归属最终控股母公司。当前供应商在列表中会以蓝色旗帜标识。支持切换视图查看。切换的视图以关系视图展示。
联系人	展示该供应商关联的所有生效的联系人，保存状态的联系人不显示在该页签下。支持关联、导出、新建联系人，关联联系人时不能重复关联。
采购合同	展示关联该供应商的生效的采购合同，保存状态的采购合同不显示在该页签下。支持导出、新建采购合同。下推新建采购合同时默认带入当前供应商。
采购订单	展示关联该供应商的生效的采购订单，保存状态的采购订单不显示在该页签下。支持导出、新建采购订单。下推新建采购订单时默认带入当前供应商。
采购付款	展示关联该供应商的生效的采购付款，保存状态的采购付款不显示在该页签下。支持导出、新建采购付款。下推新建采购付款时默认带入当前供应商。
采购发票	展示关联该供应商的生效的采购发票，保存状态的采购发票不显示在该页签下。支持导出、新建采购发票。下推新建采购发票默认带入当前供应商。
文档	保存、退回修改或重新审核的供应商，可上传、下载、编辑、删除文档，单据生效后，文档只能下载、预览

六、详情的功能操作

操作	说明
删除	只有保存、退回修改、重新审核的单据才可见删除按钮。点击删除后，弹出删除确认弹窗，确认后即可删除。
编辑	只有保存、退回修改、重新审核的单据才可见编辑按钮。点击编辑按钮，进入编辑客户页面，可修改客户单据。
提交	只有保存、退回修改、重新审核的单据才可见提交按钮。提交后依据系统是否开启审批，或是直接生效，或是进入审批中。
禁用	生效的供应商可操作禁用。禁用后的供应商无法被下游单据选择。
启用	禁用的供应商可操作启用。启用后供应商可被下游单据选择。
更换负责人	更换负责人时，可选择移出原负责人，此时原负责人不能再查看该单据，新负责人具有该单据的查看权限。也可选择设置为联系人相关成员，只可查看，不具备读写权限。
添加相关成员	添加的相关成员才可见本单据，但无权查看单据关联的其他无权限的内容。
删除相关成员	负责人可删除相关成员，成员被删除后，将无权查看本单据。
添加评论	负责人和相关成员可在单据的评论区发表评论。
查看操作记录	负责人和相关成员可查看单据的操作记录。
反审核	没有下游单据的可以进行反审核，反审核后单据进入重新审核状态，可重新修改数据后保存、提交。

七、相关成员

单据的负责人和创建人默认为单据相关成员，具备单据查看权限。

操作	说明
添加	添加相关成员时可选择系统内未被添加过相关成员的人员，授予只读或是读写权限。
删除	负责人、创建人作为单据相关成员不可删除。其他自主添加的人员可删除。成员被删除后，不再具备本单据的查看权限。
查看	点击省略图标可查看该单据所有相关成员姓名和权限。

八、评论

单据的相关成员都可参与评论，评论默认倒序展示。

当前系统支持回复评论，但已被删除的评论则不能再被回复。

评论删除后，显示“该评论已删除”字样，并展示删除时间。删除前的回复不受任何影响，仍可正常回复、删除。

九、操作记录

有查看单据权限的人员皆可查看操作记录。

操作	记录说明
新建	新建销售发票保存或提交，生成两条记录：XX新建了销售发票（销售发票编号），XX保存/提交了销售发票（销售发票编号）。
编辑	编辑的字段体现在记录中，XX编辑了销售发票（销售发票编号）XX字段。
更换负责人	记录XXX将负责人由XXX更换为XXX。
添加相关成员	记录XXX添加了相关成员XXX。
关联业务单据	记录XXX关联了联系人、采购合同、采购订单等操作。
文档	记录XXX上传/下载了文档（文档名称）。
反审核	记录XXX反审核了供应商（供应商名称）。

十、列表操作

1、导入

系统初始化时，支持导入。

点击导入按钮，系统即可弹窗导入界面。

导入需要先下载《供应商导入模板》，模板中表头的字段名称不能更改，表头行也不能删除，其中标*为必填项，必须填写。

导入时系统将校验导入数据与系统数据是否存在重复，或是导入数据是否可在系统中找到对应的数据，若有重复或是无法找到对应关系，将报错无法导入。

报错的导入信息需要手动下载，依据报错信息修改导入信息后即可再次导入。

2、导出

导出由独立权限控制，需要系统管理员为该成员在对应单据的权限授权中添加【导出】。

全部导出

点击【导出】按钮，导出全部数据。

部分导出

勾选列表中部分客户，点击【导出】按钮，则导出部分数据。

3、视图设置

筛选条件保存后即成为视图。

系统预置2个视图：全部、我的供应商。系统预置的视图只能设为默认、隐藏、查看，无法编辑。

设置操作	说明
设为默认	可任选一个视图设为默认，设为默认后，列表默认按设置的视图筛选条件显示。
查看视图	可查看视图名称、筛选条件和排序规则。
新建	可自定义视图名称、筛选条件以及排序规则。
复制	可复制某个视图的视图名称、筛选条件和排序规则内容，生成新的视图。
编辑	仅支持编辑自主新建的视图，可修改视图名称、筛选条件、排序规则。
删除	仅支持删除自主新建的视图，
隐藏	仅可隐藏系统预置的视图，隐藏后该视图不可见。
恢复	点击设置打开设置弹窗，找到被隐藏的视图后点击恢复即可。
固定在左侧	此操作可将视图全部内容平铺展示在左侧。
折叠到下拉菜单	此操作可将视图固定在列表左上，内容需要下拉才可查看全部。

4、批量操作

列表的表头方块区域为复选框，可批量选择单据后，进行批量操作。可批量操作仅限选中可进行对应操作的数据。

批量更换负责人
批量反审核
批量导出

作者：teamtock帮助中心

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