采购合同
发布于: 2025-04-07
协议类合同，往往是通过供应商签订多个采购订单来履行采购合同的，系统支持在采购合同下创建多个采购订单，以实现类似的业务管理场景。
采购合同的功能介绍
一、采购合同的预置数据
- 单据的部分字段提供预置数据
- 预置数据可添加或修改
- 预置数据可启用/禁用
- 已经被引用的数据，不可以删除，只可以禁用
以下是系统提供预置数据的通用选项字段：
| 字段名称 | 预置数据 |
| 业务类别 | 服务、商品、其他 |
| 交易类型 | 内部、外部 |
二、筛选条件设置
对单据的字段进行筛选条件的设置。
多个条件可用条件关系连接，只能选【且】、【或】，首个选择【且】则后续条件关系都只能用【且】，同理首个选择【或】则后续条件关系都只能是【或】。
支持设置条件组。
三、业务状态说明
| 采购合同业务状态 | 采购合同状态说明 | 下游订单状态 |
| 执行中 | 持续执行的合同，可下推生成采购订单。 | |
| 完成 | 完成的合同，不可以下推采购订单。 | 下游的采购订单仅包括完成，可以设置关联的采购合同状态为完成。下游订单不包含执行中、暂停的，都可设置合同状态为完成。 |
| 暂停 | 未完成的合同，不可以下推采购订单。 | 下游的采购订单包含暂停，可以设置关联的采购合同状态为暂停。下游订单状态不包含执行中的，都可以设置合同状态为暂停状态 |
| 终止 | 终止的合同，不可下推采购订单。 | 下游的采购订单不包含暂停、执行中，包含终止的，可设置关联的采购合同状态为终止。 |
| 作废 | 作废的合同，不可下推采购订单。 | 下游的采购订单仅包含作废，可设置关联的采购合同状态为作废。 |
四、新建与维护
1、新建单据必填信息
| 必填字段名称 | 说明 |
| 采购合同编号 | 依据定义的编码规则自动生成或手动填写。 |
| 采购合同名称 | 用户手动录入，输入文本。 |
| 采购主体 | 默认带入负责人归属组织，可修改。 |
| 供应商名称 | 选择系统内，采购主体下的生效的客户名称。 |
| 签约日期 | 默认带入今天，可修改。 |
| 交易类型 | 系统提供预置数据选择。单选 |
| 服务期限 | 单选，默认无，选择有，需要填写服务开始日期和服务结束日期。 |
| 负责人 | 默认创建人，可修改。 |
| 负责人部门 | 默认为负责人归属部门，可修改。 |
2、新建单据的保存与提交
新建单据后，用户可以选择保存或提交。
-
保存
- 单据不会校验必填项，可为空保存。
- 保存后数据状态为保存状态。
- 有权限的人员可随时修改、提交。
- 其他业务无法关联保存状态单据。
- 不可进行单据的下游业务操作。
-
提交
- 单据将校验必填项，不能为空提交。
- 若未开启审批流，单据数据状态在提交后直接生效。
- 若启用审批流，单据数据状态在提交后进入审批中，审批同意后，单据生效 。
- 负责人在审批流结束前可撤回到保存状态，修改后重新提交。
- 单据在审批过程中负责人可查看审批流。
3、反审核
单据生效后，如果需要修改，可以反审核单据后修改。但有下游单据时，将无法反审核。
4、单据详情
采购合同单据详情主要由表头信息以下TAB页签组成：详细信息、采购订单、采购付款、采购发票、文档以及右侧的相关成员、评论、操作记录构成。
1.表头信息：
-
数据状态
- 保存：用户点击保存，未提交。
- 审批中：提交后，开启审批流进入审批中。
- 同意（生效）：审批流结束，且审批意见为同意。
- 退回修改：在审批的某一个节点审批意见为退回申请人修改。退回修改的单据可编辑保存，可编辑后提交再次根据设定的条件重新进入审批。
- 反审核：经过审批生效的单据，反审核后，可修改编辑，修改编辑后，如开启审批流，需重新进入审批流程审批后生效。未开开启审批流程，提交后直接生效。
-
核心词
保存、退回、审批中的采购合同，核心词只显示【预计总额】，仅执行中的采购合同显示全部的核心词。
【预计总额】：采购合同预购商品的价税合计的总和。
【实际总额】：采购合同关联的下游采购订单的订单金额合计值，不包括终止未执行部分，以及作废的订单额。
【发票应付】：关联的生效的、在正常状态未作废的采购发票的价税合计总额减去关联的下游采购订单的已付款合计值的差值。
【合同应付】：关联的下游采购订单的订单金额合计值减去关联的下游采购订单的已付款合计值的差值。
-
业务状态
- 执行中
未关联下游采购订单的采购合同，在有设置业务状态的权限下，可直接设置为执行中。
持续执行的合同，可下推生成采购订单。
- 完成
未关联下游采购订单的采购合同，在有设置业务状态的权限下，可直接设置为完成状态。
采购合同关联的下游采购订单全部完成，采购合同业务状态才能设置完成。
完成的采购合同不可再下推销售订单。
关联同一个采购合同的采购订单完成，将提示采购合同是否完成。
- 暂停
未关联下游采购订单的采购合同，在有设置业务状态的权限下，可直接设置为暂停状态。
关联了下游采购订单，如果下游采购订单包含暂停，则可以设置合同状态为暂停，如果采购订单没有暂停的，则不可设置合同状态为暂停。
暂停的采购合同，不可再下推采购订单。
- 终止
未关联下游采购订单的采购合同，在有设置业务状态的权限下，可直接设置为终止状态。
关联了下游采购订单，下游采购订单不包含暂停、执行，包含终止，采购合同才可设置为终止。
采购合同关联的下游采购订单从终止调整为执行时，将提示关联的合同是否也调整为执行中。
采购合同终止后，不可再下推采购订单。
- 作废
未关联下游采购订单的采购合同，在有设置业务状态的权限下，可直接设置为作废。
关联下游的采购订单全部作废，采购合同才可设置作废。
采购合同关联的下游采购订单从作废调整为执行时，将提示关联的合同是否也调整为执行中。
作废的采购合同不能下推采购订单。
2.详情信息
详细信息可分基本信息、金额信息、预购商品和联系人。
基本信息
创建销售合同时填写的基本信息以及创建人、创建时间。
金额信息
【预计金额】：采购合同预购商品价税合计的总和。
【实际总额】：采购合同关联的下游销售订单的订单金额合计值。
【累计开票】：关联的生效的、在正常状态未作废的采购发票的价税合计总额。
【累计付款】：采购合同关联的下游采购订单的已收款合计值。
【发票应付】：累计开票（关联的生效的、在正常状态未作废的采购发票的价税合计总额）减去累计付款（关联的下游采购订单的已付款合计值）的差值。
【合同应付】：实际总额（关联的下游采购订单的订单金额合计值）减去累计付款（关联的下游采购订单的已付款合计值）的差值。
预购商品
新建合同时选择的有效的商品。
联系人
新建合同时选择的客户下的联系人。
3.详情的功能操作
| 操作 | 说明 |
| 删除 | 只有保存、退回修改、重新审核的单据才可见删除按钮。点击删除后，弹出删除确认弹窗，确认后即可删除。 |
| 编辑 | 只有保存、退回修改、重新审核的单据才可见编辑按钮。点击编辑按钮，进入编辑客户页面，可修改客户单据。 |
| 提交 | 只有保存、退回修改、重新审核的单据才可见提交按钮。提交后依据系统是否开启审批，或是直接生效，或是进入审批中。 |
| 调整业务状态 | 有调整权限，下游单据状态也满足条件，可设置状态。 |
| 更换负责人 | 更换负责人时，可选择移出原负责人，此时原负责人不能再查看该单据，新负责人具有该单据的查看权限。也可选择设置为联系人相关成员，只可查看，不具备读写权限。 |
| 下推采购订单 | 下推后直接将采购合同、采购主体、供应商、商品明细带入不可改。 |
| 添加相关成员 | 添加的相关成员才可见本单据，但无权查看单据关联的其他无权限的内容。 |
| 删除相关成员 | 负责人可删除相关成员，成员被删除后，将无权查看本单据。 |
| 添加评论 | 负责人和相关成员可在单据的评论区发表评论。 |
| 查看操作记录 | 负责人和相关成员可查看单据的操作记录。 |
| 反审核 | 没有下游单据的可以进行反审核，反审核后单据进入重新审核状态，可重新修改数据后保存、提交。 |
4.相关成员
单据的负责人和创建人默认为单据相关成员，具备单据查看权限。
| 操作 | 说明 |
| 添加 | 添加相关成员时可选择系统内未被添加过相关成员的人员，授予只读或是读写权限。 |
| 删除 | 负责人、创建人作为单据相关成员不可删除。其他自主添加的人员可删除。成员被删除后，不再具备本单据的查看权限。 |
| 查看 | 点击省略图标可查看该单据所有相关成员姓名和权限。 |
5.评论
单据的相关成员都可参与评论，评论默认倒序展示。
当前系统支持回复评论，但已被删除的评论则不能再被回复。
评论删除后，显示“该评论已删除”字样，并展示删除时间。删除前的回复不受任何影响，仍可正常回复、删除。
6.操作记录
有查看单据权限的人员皆可查看操作记录。
| 操作 | 记录说明 |
| 新建 | 新建采购合同保存或提交，生成两条记录：XX新建了采购合同（采购合同名称），XX保存/提交了采购合同（采购合同）。 |
| 编辑 | 编辑的字段体现在记录中，XX编辑了采购合同（采购合同名称）XX字段。 |
| 更换负责人 | 记录XXX将负责人由XXX更换为XXX。 |
| 添加相关成员 | 记录XXX添加了相关成员XXX。 |
| 文档 | 记录XXX上传/下载了文档（文档名称）。 |
| 反审核 | 记录XXX反审核了采购合同（采购合同名称）。 |
五、列表操作
1、导入
系统初始化时，支持导入。
- 点击导入按钮，系统即可弹窗导入界面。
- 导入需要先下载《采购合同导入模板》，模板中表头的字段名称不能更改，表头行也不能删除，其中标*为必填项，必须填写。
- 导入时系统将校验导入数据与系统数据是否存在重复，或是导入数据是否可在系统中找到对应的数据，若有重复或是无法找到对应关系，将报错无法导入。
- 报错的导入信息需要手动下载，依据报错信息修改导入信息后即可再次导入。
2、导出
导出由独立权限控制，需要系统管理员为该成员在对应单据的权限授权中添加【导出】。
- 全部导出
点击【导出】按钮，导出全部数据。
- 部分导出
勾选列表中部分客户，点击【导出】按钮，则导出部分数据。
3、视图设置
筛选条件保存后即成为视图。
系统预置6个视图：全部、完成、执行中、暂停、终止、作废。系统预置的视图只能设为默认、隐藏、查看，无法编辑。
| 设置操作 | 说明 |
| 设为默认 | 可任选一个视图设为默认，设为默认后，列表默认按设置的视图筛选条件显示。 |
| 查看视图 | 可查看视图名称、筛选条件和排序规则。 |
| 新建 | 可自定义视图名称、筛选条件以及排序规则。 |
| 复制 | 可复制某个视图的视图名称、筛选条件和排序规则内容，生成新的视图。 |
| 编辑 | 仅支持编辑自主新建的视图，可修改视图名称、筛选条件、排序规则。 |
| 删除 | 仅支持删除自主新建的视图， |
| 隐藏 | 仅可隐藏系统预置的视图，隐藏后该视图不可见。 |
| 恢复 | 点击设置打开设置弹窗，找到被隐藏的视图后点击恢复即可。 |
| 固定在左侧 | 此操作可将视图全部内容平铺展示在左侧。 |
| 折叠到下拉菜单 | 此操作可将视图固定在列表左上，内容需要下拉才可查看全部。 |
4、批量操作
列表的表头方块区域为复选框，可批量选择单据后，进行批量操作。可批量操作仅限选中可进行对应操作的数据。
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批量更换负责人
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批量反审核
-
批量导出
作者：teamtock帮助中心