baklib 发布时间: 2025-04-07

采购订单

采购订单的功能介绍

一、采购订单的预置数据

  • 单据的部分字段提供预置数据
  • 预置数据可添加或修改
  • 预置数据可启用/禁用
  • 已经被引用的数据，不可以删除，只可以禁用
以下是系统提供预置数据的通用选项字段：
字段名称 预置数据
采购订单类型 销售订单采购、自用服务
交易类型 内部、外部
收款条件 签订之日起5个工作日、软件交付之日起5个工作日、蓝图确认之日起5个工作日、系统上线之日起5个工作日、系统验收之日起5个工作日
单位 台、套、件、个、次、人天、其他

二、业务规则设置

可设置采购订单是否自动完成。

  • 自动完成

采购订单金额=订单已付款=订单采购发票时，采购订单自动完成

  • 不自动完成

需要手动设置为完成状态，手动设置为完成，也需要校验订单金额、订单已付款和订单采购发票三方金额是否一致。

三、筛选条件设置

对单据的字段进行筛选条件的设置。
多个条件可用条件关系连接，只能选【且】、【或】，首个选择【且】则后续条件关系都只能用【且】，同理首个选择【或】则后续条件关系都只能是【或】。
支持设置条件组。

四、业务状态说明

采购订单业务状态 采购订单状态说明
执行中 持续执行的采购订单
完成 没有订单应付、发票应付，采购订单金额=订单已付款=订单采购发票，才可完成。
暂停 有权限即可暂停。
终止 需要订单发票金额和收款金额一致才可终止。
作废 有权限即可作废。

五、新建与维护

1、新建单据必填信息

必填字段名称 说明
采购订单编号 依据定义的编码规则自动生成或手动填写。
采购订单名称 用户手动录入，输入文本。
采购主体 如果是采购合同下推生成的采购订单，采购主体带入采购合同的主体不可改，自主新建则自动带入负责人的归属组织。
采购订单类型 系统提供预置数据，单选。
发票类型 系统提供预置数据，单选。
供应商名称 选择系统内，签约主体下的生效的供应商名称。
签约日期 默认带入当天，可修改。
生效日期 默认带入当天，可修改。
交易类型 系统提供预置数据选择。单选。
服务期限 单选，默认无，选择有，需要填写服务开始日期和服务结束日期。
负责人 默认创建人，可修改。
负责人部门 默认为负责人归属部门，可修改。

2、新建单据的保存与提交

新建单据后，用户可以选择保存或提交。

  • 保存

  • 单据不会校验必填项，可为空保存。
  • 保存后数据状态为保存状态。
  • 有权限的人员可随时修改、提交。
  • 其他业务无法关联保存状态单据。
  • 不可进行单据的下游业务操作。

  • 提交

  • 单据将校验必填项，不能为空提交。
  • 单据若填写付款计划，需要校验付款比例之和为100%，付款总金额与商品总金额一致。
  • 若未开启审批流，单据数据状态在提交后直接生效。
  • 若启用审批流，单据数据状态在提交后进入审批中，审批同意后，单据生效 。
  • 负责人在审批流结束前可撤回到保存状态，修改后重新提交。
  • 单据在审批过程中负责人可查看审批流。

3、反审核

单据生效后，如果需要修改，可以反审核单据后修改。但有下游单据时，将无法反审核。

4、单据详情

销售订单单据详情主要由表头信息、详细信息tab、采购订单tab、付款条件tab、采购发票tab、付款明细tab以及右侧的相关成员、评论、操作记录构成。
1.表头信息：

  • 数据状态

  • 保存：用户点击保存，未提交。
  • 审批中：提交后，开启审批流进入审批中。
  • 同意（生效）：审批流结束，且审批意见为同意。
  • 退回修改：在审批的某一个节点审批意见为退回申请人修改。退回修改的单据可编辑保存，可编辑后提交再次根据设定的条件重新进入审批。
  • 反审核：经过审批生效的单据，反审核后，可修改编辑，修改编辑后，如开启审批流，需重新进入审批流程审批后生效。未开开启审批流程，提交后直接生效。

  • 核心词

数据状态为保存、退回、审批中、重新审核的采购订单，核心词只显示【订单金额】，仅数据状态为生效的采购订单页面核心词显示全部。
【订单金额】：采购订单明细商品的价税合计总和。
【订单付款】：采购订单关联的付款申请的申请付款合计。
【采购发票】：采购订单关联的生效的、正常未作废的采购发票的发票金额合计值。
【发票应付】：采购发票额减去订单付款的差值。

  • 业务状态

  • 执行中
持续执行的订单，有设置业务状态权限的人员可设置状态为暂停、终止、作废、完成。
  • 完成
业务规则设置自动完成，则订单金额=订单付款=采购发票时满足自动完成的条件，系统自动完成。
业务规则未设置自动完成，则手动设置状态为完成时需校验订单金额、订单付款、采购发票三者相等。
  • 暂停
可直接手动设置采购订单业务状态为暂停。
  • 终止
采购订单终止需满足条件：订单付款和采购发票一致。
  • 作废
可直接手动设置采购订单业务状态为作废。
2.详情信息：
详细信息页签下展示基本信息、金额信息、联系人。
基本信息
创建销售订单时填写的基本信息以及创建人、创建时间。
金额信息
【订单金额】：采购订单明细商品的价税合计总和。
【累计付款】：采购订单关联付款申请的本次申请付款的合计值。
【累计发票】：采购订单关联的生效的、在正常状态未作废的采购发票的价税合计总额。
【未开票】：订单金额减去累计发票的差值。
【发票应付】：累计发票（关联的生效的、在正常状态未作废的采购发票的价税合计总额）减去累计付款的差值。若累计发票为0，发票应付为负数则不显示。
【订单应付】：订单金额合计值减去累计付款的差值。
联系人
新建订单时选择的客户下的联系人。
3.订单明细：
展示订单商品明细，即展示商品名称、产品线、商品类型、数量、单价、不含税金额、税率、税额、含税金额、已付款、未付款、已开票、未开票、发票应付、订单应付。
4.付款计划：
付款计划默认按付款条件查看的，可切换为按产品查看。
填写方式分手动填写、智能填报两种，两种方法互斥，选择了其中一种不可再选另一种。
  • 手动填写
直接点击新增付款阶段按钮，带出当前付款阶段，选择订单明细的商品并带出商品金额，选择或是输入收款条件，输入收款比例、计划收款日。
提交订单校验同一商品的收款比例必须为100%，付款总金额和商品总金额一致。
  • 智能填写
智能填写有三种方式可选：按合同总额的百分比拆分、不同产品不同比例、按固定金额拆分。

  • 按合同总额的百分比拆分

  • 录入按合同总额拆分的百分比后，将按该百分比自动计算每一个产品明细的付款金额。
  • 该方式默认3个付款阶段，可删除，百分比数字默认保留两位小数，且百分比的合计必须是100%。
  • 录入的百分比，在付款计划中展示为该阶段所有商品的付款比例。
  • 各个商品的付款金额=商品金额*付款比例。
  • 商品的付款金额之和=某付款阶段的付款总金额。

  • 不同产品不同比例

  • 该方式默认带出订单明细的所有商品，为所有商品录入不同阶段的百分比。
  • 录入商品不同付款阶段的百分比，按该百分比自动计算付款金额。
  • 录入的商品的不同付款阶段的百分比，在付款计划中展示为该商品在该阶段的付款比例。
  • 商品明细的付款金额=商品金额*付款比例。
  • 商品的付款金额之和=某付款阶段的付款总金额。

  • 按固定金额拆分

此方法可细分按金额比例计算、按订单明细顺序计算。

  • 按金额比例计算

  • 录入不同付款阶段的付款金额，输入的付款金额总和必须等于商品总金额。
  • 不同付款阶段，付款比例=付款总金额/商品总金额，商品明细的付款金额=商品金额*付款比例。
  • 商品的付款金额之和=某付款阶段的付款总金额。

  • 按订单明细顺序计算

  • 录入不同付款阶段的付款金额，将按该笔金额占合同总额的百分比拆分到产品明细，并按百分比自动计算付款金额。
  • 录入的付款金额，在付款计划中展示为各个付款阶段的付款总金额。
  • 在首付款的阶段中，先比较订单明细第一个商品的商品金额和付款总金额。
  • 若订单明细第一个商品的商品金额大于付款总金额，则订单明细第一个商品的付款金额等于付款总金额，付款比例=付款金额/商品金额，第二阶段继续比较订单明细第一个商品的商品金额与付款额。以此类推。
  • 若订单明细第一个商品的商品金额小于等于付款总金额，则订单明细第一个商品的付款金额等于商品金额，付款比例为100%，继续比较订单明细第二个商品金额与付款总金额。直至该付款阶段的付款总金额与各个商品的付款金额之和相等为止。

5、详情的功能操作

操作 说明
删除 只有保存、退回修改、重新审核的单据才可见删除按钮。点击删除后，弹出删除确认弹窗，确认后即可删除。
编辑 只有保存、退回修改、重新审核的单据才可见编辑按钮。点击编辑按钮，进入编辑客户页面，可修改客户单据。
提交 只有保存、退回修改、重新审核的单据才可见提交按钮。提交后依据系统是否开启审批，或是直接生效，或是进入审批中。
调整业务状态 有调整权限，可设置状态。
更换负责人 更换负责人时，可选择移出原负责人，此时原负责人不能再查看该单据，新负责人具有该单据的查看权限。也可选择设置为联系人相关成员，只可查看，不具备读写权限。
添加相关成员 添加的相关成员才可见本单据，但无权查看单据关联的其他无权限的内容。
删除相关成员 负责人可删除相关成员，成员被删除后，将无权查看本单据。
添加评论 负责人和相关成员可在单据的评论区发表评论。
查看操作记录 负责人和相关成员可查看单据的操作记录。
反审核 没有下游单据的可以进行反审核，反审核后单据进入重新审核状态，可重新修改数据后保存、提交。

6、相关成员

单据的负责人和创建人默认为单据相关成员，具备单据查看权限。
操作 说明
添加 添加相关成员时可选择系统内未被添加过相关成员的人员，授予只读或是读写权限。
删除 负责人、创建人作为单据相关成员不可删除。其他自主添加的人员可删除。成员被删除后，不再具备本单据的查看权限。
查看 点击省略图标可查看该单据所有相关成员姓名和权限。

7、评论

单据的相关成员都可参与评论，评论默认倒序展示。
当前系统支持回复评论，但已被删除的评论则不能再被回复。
评论删除后，显示“该评论已删除”字样，并展示删除时间。删除前的回复不受任何影响，仍可正常回复、删除。

8、操作记录

有查看单据权限的人员皆可查看操作记录。
操作 记录说明
新建 新建销售订单保存或提交，生成两条记录：XX新建了采购订单（采购订单名称），XX保存/提交了采购订单（采购订单名称）。
编辑 编辑的字段体现在记录中，XX编辑了采购订单（采购订单名称）XX字段。
更换负责人 记录XXX将负责人由XXX更换为XXX。
添加相关成员 记录XXX添加了相关成员XXX。
文档 记录XXX上传/下载了文档（文档名称）。
反审核 记录XXX反审核了采购订单（采购订单名称）。

六、列表操作

1、导入
系统初始化时，支持导入。
  • 点击导入按钮，系统即可弹窗导入界面。
  • 导入需要先下载《采购订单导入模板》，模板中表头的字段名称不能更改，表头行也不能删除，其中标*为必填项，必须填写。
  • 导入时系统将校验导入数据与系统数据是否存在重复，或是导入数据是否可在系统中找到对应的数据，若有重复或是无法找到对应关系，将报错无法导入。
  • 报错的导入信息需要手动下载，依据报错信息修改导入信息后即可再次导入。
2、导出
导出由独立权限控制，需要系统管理员为该成员在对应单据的权限授权中添加【导出】。
  • 全部导出
点击【导出】按钮，导出全部数据。
  • 部分导出
勾选列表中部分客户，点击【导出】按钮，则导出部分数据。
3、视图设置
筛选条件保存后即成为视图。
系统预置6个视图：全部、完成、执行中、暂停、终止、作废。系统预置的视图只能设为默认、隐藏、查看，无法编辑。
设置操作 说明
设为默认 可任选一个视图设为默认，设为默认后，列表默认按设置的视图筛选条件显示。
查看视图 可查看视图名称、筛选条件和排序规则。
新建 可自定义视图名称、筛选条件以及排序规则。
复制 可复制某个视图的视图名称、筛选条件和排序规则内容，生成新的视图。
编辑 仅支持编辑自主新建的视图，可修改视图名称、筛选条件、排序规则。
删除 仅支持删除自主新建的视图，
隐藏 仅可隐藏系统预置的视图，隐藏后该视图不可见。
恢复 点击设置打开设置弹窗，找到被隐藏的视图后点击恢复即可。
固定在左侧 此操作可将视图全部内容平铺展示在左侧。
折叠到下拉菜单 此操作可将视图固定在列表左上，内容需要下拉才可查看全部。
4、批量操作
列表的表头方块区域为复选框，可批量选择单据后，进行批量操作。可批量操作仅限选中可进行对应操作的数据。

  • 批量更换负责人

  • 批量反审核

  • 批量导出

作者：teamtock帮助中心
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