采购发票
发布于: 2025-04-07
采购发票的功能介绍
一、筛选条件设置
对单据的字段进行筛选条件的设置。
多个条件可用条件关系连接，只能选【且】、【或】，首个选择【且】则后续条件关系都只能用【且】，同理首个选择【或】则后续条件关系都只能是【或】。
支持设置条件组。
二、新建与维护
1、新建单据必填信息
| 必填字段名称 | 说明 |
| 采购发票编号 | 依据定义的编码规则自动生成或手动填写。 |
| 采购主体 | 默认带入当前操作人的所属组织，可修改。 |
| 供应商名称 | 选择系统内签约主体下的生效的供应商名称。 |
| 发票类型 | 系统内置，单选。 |
| 发票号 | 自主输入。 |
| 开票日期 | 默认带入当天，可修改。 |
| 负责人 | 默认创建人，可修改。 |
| 负责人部门 | 默认为负责人归属部门，可修改。 |
2、新建单据的保存与提交
新建单据后，用户可以选择保存或提交。
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保存
- 单据不会校验必填项，可为空保存。
- 保存后数据状态为保存状态。
- 有权限的人员可随时修改、提交。
- 其他业务无法关联本单据。
- 不可进行单据的下游业务操作。
-
提交
- 单据将校验必填项，不能为空提交。
- 若未开启审批流，单据数据状态在提交后直接生效。
- 若启用审批流，单据数据状态在提交后进入审批中，审批同意后，单据生效 。
- 负责人在审批流结束前可撤回到保存状态，修改后重新提交。
- 单据在审批过程中负责人可查看审批流。
3、反审核
单据生效后，如果需要修改，可以反审核单据后修改。但有下游单据时，将无法反审核。
4、单据详情
采购发票单据详情主要由表头信息、详细信息tab、发票明细tab、发票信息tab以及右侧的相关成员、评论、操作记录构成。
1.表头信息：
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数据状态
- 保存：用户点击保存，未提交。
- 审批中：提交后，开启审批流进入审批中。
- 同意（生效）：审批流结束，且审批意见为同意。
- 退回修改：在审批的某一个节点审批意见为退回申请人修改。退回修改的单据可编辑保存，可编辑后提交再次根据设定的条件重新进入审批。
- 反审核：经过审批生效的单据，反审核后，可修改编辑，修改编辑后，如开启审批流，需重新进入审批流程审批后生效。未开开启审批流程，提交后直接生效。
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核心词
【发票金额】：取值发票明细商品价税合计的合计值。
【关联采购订单金额】：取值采购发票关联采购订单时填写的本次关联金额合计值。若采购发票未关联采购订单，则关联采购订单金额为0。
【关联付款金额】：取值发票明细关联采购订单后，采购订单关联的付款金额合计值。
【发票未付款金额】：发票金额减去关联付款金额的差值即为发票未付款金额。
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业务状态
待关联：采购发票未关联采购订单。
已关联：采购发票关联了采购订单。
待确认：未操作确认或是取消确认的采购发票，状态为待确认，待确认状态下采购发票可修改、关联采购订单。
已确认：操作确认后采购发票状态为已确认，已确认状态下，采购发票将无法修改，也无法再关联或取消关联采购订单。
2.详情信息：
详细信息页签下展示基本信息、购买方、销售方、金额信息。
基本信息
创建采购发票时填写的信息以及创建人、创建时间。
购买方
创建采购发票时带入的采购主体的发票信息。
销售方
创建采购发票时带入的供应商的发票信息。
金额信息
【发票金额】：取值发票明细商品价税合计的合计值。
【关联采购订单金额】：取值采购发票关联采购订单时填写的本次关联金额合计值。若采购发票未关联采购订单，则关联采购订单金额为0。
【关联付款金额】：取值发票明细关联采购订单后，采购订单关联的付款金额合计值。
【发票未付款金额】：发票金额减去关联付款金额的差值即为发票未付款金额。
3.发票明细：
发票明细展示新建采购发票时录入的商品明细信息，支持关联采购订单。
关联采购订单后，采购发票可重新关联、取消关联，编辑已有关联的关联金额。
4.发票信息：
仿照发票形式展示采购发票详细信息。
5、详情的功能操作
| 操作 | 说明 |
| 删除 | 只有保存、退回修改、重新审核的单据才可见删除按钮。点击删除后，弹出删除确认弹窗，确认后即可删除。 |
| 编辑 | 只有保存、退回修改、重新审核的单据才可见编辑按钮。点击编辑按钮，进入编辑客户页面，可修改客户单据。 |
| 提交 | 只有保存、退回修改、重新审核的单据才可见提交按钮。提交后依据系统是否开启审批，或是直接生效，或是进入审批中。 |
| 更换负责人 | 更换负责人时，可选择移出原负责人，此时原负责人不能再查看该单据，新负责人具有该单据的查看权限。也可选择设置为联系人相关成员，只可查看，不具备读写权限。 |
| 添加相关成员 | 添加的相关成员才可见本单据，但无权查看单据关联的其他无权限的内容。 |
| 删除相关成员 | 负责人可删除相关成员，成员被删除后，将无权查看本单据。 |
| 添加评论 | 负责人和相关成员可在单据的评论区发表评论。 |
| 查看操作记录 | 负责人和相关成员可查看单据的操作记录。 |
| 反审核 | 没有下游单据的可以进行反审核，反审核后单据进入重新审核状态，可重新修改数据后保存、提交。 |
6、相关成员
单据的负责人和创建人默认为单据相关成员，具备单据查看权限。
| 操作 | 说明 |
| 添加 | 添加相关成员时可选择系统内未被添加过相关成员的人员，授予只读或是读写权限。 |
| 删除 | 负责人、创建人作为单据相关成员不可删除。其他自主添加的人员可删除。成员被删除后，不再具备本单据的查看权限。 |
| 查看 | 点击省略图标可查看该单据所有相关成员姓名和权限。 |
7、评论
单据的相关成员都可参与评论，评论默认倒序展示。
当前系统支持回复评论，但已被删除的评论则不能再被回复。
评论删除后，显示“该评论已删除”字样，并展示删除时间。删除前的回复不受任何影响，仍可正常回复、删除。
8、操作记录
有查看单据权限的人员皆可查看操作记录。
| 操作 | 记录说明 |
| 新建 | 新建采购发票保存或提交，生成两条记录：XX新建了采购发票（采购发票编号），XX保存/提交了采购发票（采购发票编号）。 |
| 编辑 | 编辑的字段体现在记录中，XX编辑了采购发票（采购发票编号）XX字段。 |
| 更换负责人 | 记录XXX将负责人由XXX更换为XXX。 |
| 添加相关成员 | 记录XXX添加了相关成员XXX。 |
| 文档 | 记录XXX下载了文档（文档名称）。 |
| 反审核 | 记录XXX反审核了采购发票（采购发票编号）。 |
| 关联 | 记录XXX将采购发票（采购发票编号）关联了采购订单。 |
| 取消关联 | 记录XXX取消关联了采购发票（采购发票编号）。 |
| 确认 | 记录XXX确认了采购发票（采购发票编号）。 |
| 取消确认 | 记录XXX取消确认了采购发票（采购发票编号） |
三、列表操作
1、导入
系统初始化时，支持导入。
- 点击导入按钮，系统即可弹窗导入界面。
- 导入需要先下载《采购发票导入模板》，模板中表头的字段名称不能更改，表头行也不能删除，其中标*为必填项，必须填写。
- 导入时系统将校验导入数据与系统数据是否存在重复，或是导入数据是否可在系统中找到对应的数据，若有重复或是无法找到对应关系，将报错无法导入。
- 报错的导入信息需要手动下载，依据报错信息修改导入信息后即可再次导入。
2、导出
导出由独立权限控制，需要系统管理员为该成员在对应单据的权限授权中添加【导出】。
- 全部导出
点击【导出】按钮，导出全部数据。
- 部分导出
勾选列表中部分客户，点击【导出】按钮，则导出部分数据。
3、视图设置
筛选条件保存后即成为视图。
系统预置6个视图：全部、待确认、待关联、已确认、已关联。系统预置的视图只能设为默认、隐藏、查看，无法编辑。
| 设置操作 | 说明 |
| 设为默认 | 可任选一个视图设为默认，设为默认后，列表默认按设置的视图筛选条件显示。 |
| 查看视图 | 可查看视图名称、筛选条件和排序规则。 |
| 新建 | 可自定义视图名称、筛选条件以及排序规则。 |
| 复制 | 可复制某个视图的视图名称、筛选条件和排序规则内容，生成新的视图。 |
| 编辑 | 仅支持编辑自主新建的视图，可修改视图名称、筛选条件、排序规则。 |
| 删除 | 仅支持删除自主新建的视图， |
| 隐藏 | 仅可隐藏系统预置的视图，隐藏后该视图不可见。 |
| 恢复 | 点击设置打开设置弹窗，找到被隐藏的视图后点击恢复即可。 |
| 固定在左侧 | 此操作可将视图全部内容平铺展示在左侧。 |
| 折叠到下拉菜单 | 此操作可将视图固定在列表左上，内容需要下拉才可查看全部。 |
4、批量操作
列表的表头方块区域为复选框，可批量选择单据后，进行批量操作。可批量操作仅限选中可进行对应操作的数据。
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批量更换负责人
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批量反审核
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批量导出
作者：teamtock帮助中心